Optimale toepassing van de sociale zekerheid; de do’s en don’ts
Waar moet u op letten bij de uitvoering van sociale zekerheid? Wij leggen het uit.
De Sociale Zekerheidswetgeving is complex en veranderlijk en omvat toch al gauw 10-15% bovenop uw brutoloonsom. De WWZ, de banenafspraak, de Quotumwet, privatisering van WGA- en ZW-flex, het is slechts een greep uit de vele veranderingen die de laatste jaren hebben plaatsgevonden. Daarnaast zijn er tal van subsidie- en kortingsregelingen afgeschaft, gewijzigd of juist geïntroduceerd. Hoe kunt u dat als werkgever allemaal bijhouden? Hoe zorgt u ervoor dat regelingen worden benut en dat uw Sociale Zekerheidsadministratie compliant is?
Do’s:
- Zorg dat iemand verantwoordelijk is
Benoem een verantwoordelijke voor de toepassing en uitvoering van de Sociale Zekerheid. Daarmee geeft u het onderwerp de prioriteit die het verdient. Maak inzichtelijk welke regelingen worden benut en welke premies worden betaald. Zorg dat Sociale Zekerheid in de begrotingscyclus wordt opgenomen. - Implementeer controleprocessen
Hierdoor wordt het inzichtelijk welke regelingen u volledig benut en welke niet, of niet juist. Daarmee verkleint u de kans op naheffingen en boetes. - Ga samenwerken met een expert
U werkt samen met een arbodienst, bedrijfsarts en accountant, dus waarom nog niet met een expert in sociale zekerheid? Een partner is op de hoogte van wijzigingen in de wet- en regelgeving en zorgt voor de praktische vertaling ervan binnen uw organisatie. Sociale Zekerheid is een specialisme, stel hiervoor dan ook een specialist aan. - Zorg voor een goed instroomtraject
Vraag aan nieuwe werknemers of zij onder een specifieke doelgroep vallen. Denk bijvoorbeeld aan oudere werknemers, de doelgroep van de banenafspraak en no-risk werknemers. Zorg ervoor dat u de gegevens goed administreert en bijhoudt. - Extra opletten bij een fusie of overname
Vaak staat Sociale Zekerheid tijdens een overname of fusie onterecht op een zijspoor, met risico’s op (veel te) hoge, onvoorziene kosten als gevolg. - Blijf in contact met uw arbeidsongeschikte werknemers
WGA- en/of ZW-eigenrisicodrager of niet, het is voor u als werkgever van belang dat u weet of de situatie gewijzigd is. De financiële gevolgen van een wijziging zijn vaak groot.
Don’ts:
- Ervan uitgaan dat uw accountant alles bijhoudt
Een accountant verzorgt de salarisadministratie en de jaarrekeningen, maar heeft vaak net zo min als u zicht op de bijzondere doelgroepen die in uw organisatie werkzaam zijn. Ook wordt de beschikking van de Belastingdienst niet altijd op juistheid gecontroleerd. - Keuzes maken op basis van een financiële prikkel
Veel werkgevers zijn impulsief eigenrisicodrager voor de WGA en/of de ZW geworden. Na dit besluit werden zij geconfronteerd met extra administratieve werkzaamheden, verantwoordelijkheden en onvoorziene hoge kosten en risico’s. - Ervan uitgaan dat UWV en de Belastingdienst geen fouten maken
Controleer een beschikking die u ontvangt inhoudelijk op juistheid, maar controleer ook de hoogte van de uitkeringen (zoals bijvoorbeeld de WGA-, WAZO- of vangnetuitkeringen) en nota’s van UWV. Deze zijn absoluut het controleren waard. - Ervan uitgaan dat u geen werknemers met een no-risk status in dienst heeft
Daar is namelijk vaker sprake van dan u denkt. U kunt aan de werknemer vaak niet zien of merken dat er een no-risk status van toepassing is. U loopt dan ongemerkt risico op hoge verzuim- en arbeidsongeschiktheidskosten en u benut de beschikbare voordeelregelingen niet. - Geen controle uitvoeren bij een salarispakketconversie
Bij een salarispakketconversie ervan uitgaan dat alle actieve kortingen- en verminderingen correct worden geconverteerd. Salarispakketten zijn primair ingericht op het draaien van een correcte loonstrook. Het benutten van regelingen is een secundaire functionaliteit. - Geen verantwoordelijke aanwijzen
De uitvoering verdelen over meerdere werknemers zonder één verantwoordelijke aan te wijzen. Hierdoor ontstaat er een grijs gebied en bovendien ontbreekt vaak de nodige actuele kennis van de Sociale Zekerheidswetgeving. - Volledig vertrouwen op externe partijen
Ervan uitgaan dat uw arbeidsongeschikte (ex-)werknemers door externe partijen optimaal worden begeleid. UWV kampt met grote achterstanden. Vaak worden herbeoordelingen helemaal niet uitgevoerd en is er geen of heel weinig contact tussen UWV (of de verzekeraar bij eigenrisicodragerschap) en de arbeidsongeschikte (ex)werknemers. Als uw arbeidsongeschikte (ex)werknemer onverhoopt duurzaam arbeidsongeschikt is geworden terwijl er nog steeds een WGA-uitkering wordt verstrekt, dan dient u zo snel mogelijk een herbeoordeling aan te vragen. Niet alleen bespaart u hier vele tienduizenden euro’s mee, uw (ex-)werknemer ontvangt ook een hogere arbeidsongeschiktheidsuitkering.
Schakel de expertise van Equivalence in
Equivalence is uw partner in sociale zekerheid. Wij maken inzichtelijk welke kosten u heeft, hoe hoog deze zijn en wat u moet doen om kosten te verlagen en te beheersen. U kiest er vervolgens voor om de werkzaamheden voor optimalisatie zelf uit te voeren of om dit aan Equivalence over te laten.
De werkwijze van Equivalence:
Stap 1: Nulmeting
Een optimaal ingerichte Sociale Zekerheidsadministratie begint bij de uitvoering van een nulmeting. Equivalence zorgt dat uw administratie met terugwerkende kracht van vijf jaar compliant is en benut de regelingen die op uw personeel van toepassing zijn (geweest). Ook worden alle afgedragen premies, beschikkingen (Belastingdienst), declaraties en nota’s (Verzekeraar, UWV) gecontroleerd, om er zeker van te zijn dat u niet teveel heeft betaald.
Stap 2: De toekomst in met PEQC
U beschikt nu over een schone lei en kiest er zelf voor of u in eigen beheer verder werkt, of dat u (een deel van) de werkzaamheden aan Equivalence overlaat. In het laatste geval heeft u niet alleen het verleden opgeschoond, maar bent u ook in de toekomst verzekerd van compliant uitvoering van de Sociale Zekerheid. De werkzaamheden worden dan onderbracht in het Equivalence Personal Expertise Quality Center (PEQC).
Liever in eigen beheer?
Equivalence begeleidt de implementatie aan de hand van kennisworkshops. Er worden duidelijke werkprocessen geïmplementeerd, inclusief de nodige controlemomenten.
Laat u overtuigen in een persoonlijk gesprek
Zodra inzichtelijk is gemaakt welke kosten er met Sociale Zekerheid gemoeid gaan en welke gelden de juiste benutting van de beschikbare regelingen oplevert, zal u beseffen dat Sociale Zekerheid wel degelijk thuishoort in het rijtje met prioriteiten van uw organisatie.
De regelingen optimaal benutten?
